第一条 为规范审计档案管理，维护审计档案的安全与完整，保证审计档案的质量，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》和《贵州师范学院档案管理办法（试行）》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指学校审计处在审计活动中直接形成的，依照有关法律、法规、规章和规定应当保存或者具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档等不同形式的反映审计过程及审计结果的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案管理，是指学校审计处对审计文件材料进行收集、整理、保管、统计并装订成册移交学校档案室存档等方面的工作。

第四条 学校审计档案实行统一领导，集中管理的原则。学校审计处是学校审计档案的主管部门，同时在业务上接受上级审计机关和学校档案室的监督和指导。

第五条 审计档案坚持“谁审计、谁立卷”的原则，按审计项目由负责人统筹安排审计档案的收集、整理，审结卷成、定期归档。

第六条 审计档案按项目分别进行整理。一个审计项目可装订成一册或若干册，不得将几个审计项目合并订为一册。对跨年度的审计项目，在审计项目终结年度整理。

第七条 审计档案质量的基本要求：审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第八条 审计档案材料主要包括以下几类：

（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

（四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第九条 审计档案材料应当按下列四个单元排列：

（一）结论类材料，按逆审计程序，并结合其重要程度予以排列；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序，并结合其重要程度予以排列；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序，并结合其重要程度予以排列；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序，并结合其重要程度予以排列。

第十条 应归入审计档案中的文件材料内容和范围包括：

（一）审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定及审计处、学校领导的审批意见和审计处下达的行文，审计建议书和移送处理书等审计公文；

（二）审计工作底稿、审计工作方案、审计证据；

（三）审计报告和审计报告征求意见书、审计复核确认意见书、被审计单位或被审计人的书面意见、审计组的书面说明、审定审计报告的记录及检查审计情况的记录；

（四）有关审计项目的请示、报告、批示、批复、问函、复函、调查记录、证明材料以及与之相关的会议记录；

（五）与审计项目有关的群众来信、来访记录和单位材料等；

（六）与审计项目有关的其他按规定应归入审计档案的文件材料。

第十一条 审计档案的文件材料排列顺序和规则：

批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要的讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或收文稿纸的，文件处理单或收文稿纸在前，收文在后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿在后；会议纪要类的文件材料，红头汇总稿在前，会签定稿在后，再接花脸稿及原始议题材料（原始议题材料按议题顺序进行排列）；跨年度的项目文件材料，应归入项目结束年度；法规性文件，应归入公布或批准年度；按学年处理的文件，应归入处理完成的相应年度。

第十二条 案卷的装订应注意以下事项：

（一）拆除文件上的金属物；

（二）破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；

（三）文件材料装订部分过窄、过小或有字的，用纸加宽加大进行装订；

（四）文件材料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明；

（五）装订要牢固、整齐、美观，不丢页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读；

（六）卷内材料一般不超过200页装订。

第十三条 审计项目确定后，审计该项目的负责人应及时指定负责该项目立卷归档的责任人。审计项目一旦实施，立卷归档责任人应注意及时收集该项目的全部文件和材料，待审计项目终结时，立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍，按立卷规则排列，并经档案管理人员检查后将立卷资料移交档案管理人员。

第十四条 基建、修缮工程审计档案，分自主审计和委托审计两部分。立卷归档责任人需将送审资料按照实施审核的要求严格审查验收、整理，经审计处负责人签字后交档案管理人登记并存放。需委托审计的项目资料，经审计处负责人及校领导签字认可后发出。审计过程中应严格按照已发布的审核工作流程采集过程档案资料。项目审计结束后按立卷规则排列立卷归档。

第十五条 在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案，但要确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储 格式，确保能够长期有效读取，主要包括文字型或表格型文件、图像文件、多媒体文件、音频文件等电子文件。

第十六条 审计档案的保管期限一般应按审计项目案卷的保存价值确定，分为永久、长期、短期三种。

第十七条 按照学校规定，审计档案自存3年备查，自存进入第3年后，在第4年的6月底前移交学校档案室存放管理，移交清册一式两份，审计处、学校档案室各保存一份。

第十八条 审计档案仅限定在审计部门内部调阅使用，除国家有关部门依法进行查阅外，学校内部其他部门或外单位有特殊情况需要查阅、复制审计项目档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计部门负责人及分管校领导审批，重大审计事项的档案须经学校主要负责人审批。在档案调阅使用过程中，严禁借阅人涂改、损坏档案原件。

第十九条 本规定在实施过程中，如与现行法律、法规及上级部门文件精神发生冲突时，按现行法律、法规及上级部门文件精神执行。

第二十条 本办法由审计处负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起实施，《贵州师范学院审计处档案管理工作规定（试行）》（贵师院发〔2010〕53号）同时废止。