贵州师范学院文件

 

 

贵师院发〔2010〕53号

 

贵州师范学院审计处档案管理工作规定（试行）

 

第一条　为了加强学校审计档案管理工作，充分发挥审计档案的作用，确保审计资料完整、安全，根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《教育系统内部审计准则》，结合学校审计工作的实际情况，制定本规定。

第二条　本规定所称审计档案，是指审计项目档案，即审计人员在对审计项目进行审计过程中收集、整理、保管、利用、编制、统计、鉴定和移交已完成的审计项目后直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等全部记录和文件材料。

第三条　审计档案是审计项目终结完成后的历史记载，是国家档案和学校档案的重要组成部分。

第四条　学校审计档案管理工作实行统一领导、分级、分类、集中管理的原则。同时，在业务管理上接受上级审计机关和学校档案部门的指导和监督。

第五条　审计档案的建立，采取谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档的责任制度，并实行按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。每项审计档案为一式一卷。审计档案形成后应移送学校档案室保存。

第六条　应归入审计档案中的文件材料的内容和范围如下：

一、审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定及审计处、学校领导的审批意见和审计处的行文，审计建议书和移送处理书等审计公文；

二、审计工作底稿、审计工作方案、审计证据；

三、审计报告和审计报告征求意见书、审计复核确认意见书、被审计单位或被审计人的书面意见、审计组的书面说明、审定审计报告的记录及检查审计情况的记录；

四、有关审计项目的请示、报告、批示、批复、问函、复函、调查记录、证明材料以及与之相关的会议记录；

五、与审计项目有关的群众来信、来访记录和单位材料等；

六、与审计项目有关的按规定应归入审计档案的其它文件材料。

第七条　审计档案的立卷应按一个审计项目立一个卷或几个卷，不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。

第八条　审计档案应按年度类别、编目和编号立卷，跨年度的审计项目应当在项目审计终结时的年度立卷。

第九条　审计档案卷内的文件材料排列规则和顺序如下：

一、正件在前，附件在后；

二、定稿在前，修改稿在后；

三、批复在前，请示在后；

四、批示在前，报告在后；

五、重要文件材料在前，次要文件材料在后；

六、汇总性文件材料在前，原始性文件材料在后。

第十条　审计档案卷内的文件材料应以结论性、证明性、立项性文件材料三个单元为序排列；

一、结论性文件材料，应按逆审计程序和文件材料的重要程度进行排列；

二、证明性文件材料，应按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列；

三、立项性文件材料，应按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列；。

第十一条　审计项目确定后，审计该项目的组长应及时指定负责该项目立卷归档的责任人。该审计项目一旦实施，立卷归档责任人应注意及时收集该项目的全部文件和材料，待审计项目终结时，立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷规则和排列移送学校档案室或交处内留存。

第十二条　审计处应指定专人（或兼职人员）负责审计档案的集中保管工作，并建立健全相应的保管制度，配备必要的保管设备，每半年应检查一次保管情况，确保审计档案的安全、完整。

第十三条　审计档案的保管期限一般应按审计项目案卷的保存价值确定，分为永久、长期、短期三种。

第十四条　审计档案的密级及保密期限应按卷内文件的最高密级确定，一般永久性档案定为绝密级，长期性档案定为机密级，短期性档案定为秘密级，并在当档案卷封面页上加盖标识。

第十五条　审计档案中的文字材料必须采用钢笔或毛笔书写。

第十六条　审计档案的借阅范围，一般限定在本单位内部，凡外单位需借用审计档案的，应出具借用证明和写明借用原因，经审计处主要负责人签署意见后，报学校主管领导批准后方可借用，并登记好借用时间和归还日期。

第十七条　本规定由审计处负责解释。

第十八条　本规定自发文之日起执行。

 

                 二○一○年 十一月十二日